Fulfillment FAQ

Wir würden uns freuen dich als Fulfillment-Kunden begrüßen zu dürfen.

Unsere Fulfillment-Vereinbarung kann online ausgefüllt werden, gerne senden wir dir diese auf Wunsch zu. In dieser kurzen Vereinbarung sind die Rechte und Pflichten beider Parteien aufgeführt. Du musst nur noch deine Kundendaten eintragen und absenden.

Du erhältst in Anschluss eine E-Mail mit den nächsten Schritten. In Anhang ist auch die Fulfillment-Vereinbarung inkl. Vertrag über die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten beim Fulfillment (DSGVO), sowie die aktuell gültigen Fulfillment-Konditionen.

Bitte gehe die in der Mail aufgelisteten Punkte durch und sende uns die entsprechenden Informationen zu. Wir werden dann mit der Einrichtung des Fulfillment starten.

Die Zusammenarbeit ist an keine vertraglichen Zeiträume gebunden. Beide Parteien können jederzeit mit einer Frist von 3 Monaten kündigen.

Bei uns gibt es keine Mindestbestellmengen. Natürlich können wir dir bei größerem Warenumschlag (> 5000 Bestellungen pro Monat) günstigere Konditionen bieten.

Shopsysteme: Avocadostore, Azoo.co, Bigcartel, commerce:SEO, ePages, ECWID, Gambio, Gambio GX3, interAKTIVnet, Inventorum, Jimdo, Magento, opencart, Oxid, PayPal, PrestaShop, SEOshop / Lightspeed, serverspot, Shopware 4 & 5, Shopify, VersaCommerce, WooCommerce, xtCommerce, WIX.com, 1und1 (alt)

Marktpätze: Amazon, ebay, ECWID, Etsy, Hood, idealo, Not on the highstreet, Rakuten, yatego, real.de, Wish, Sugartrends, selekkt, Kasuwa, Cdiscount

Ein JSON-E-Mail Import sowie die direkte Anbindung über unsere API sind möglich.

Wir können Bestellungen auch manuell importieren, z.B. aus einer Excel-Tabelle. 

Wenn du bereits einen eigenen Onlineshop hast oder auf einem Marktplatz verkaufst, ist die Einrichtung des Fulfillment Services nach Klärung aller Details in zwei bis drei Tagen möglich.

Wenn wir uns mit deinem Shopsystem oder deinem Marktplatz verbinden rufen wir auch die Artikelinformationen für veröffentlichte Produkte ab. Produkte die nicht öffentlich oder im Entwurfsmodus sind können nicht abgerufen werden.

Für die Abwicklung der Bestellungen benötigen wir zwingend folgende Artikelinformationen:

• Artikelnummer oder EAN
• Bruttopreis
• Nettopreis
• Steuersatz
• Gewicht
• Produktname

Wir können auch eine Excelliste als Vorlage anbieten, sollte dein Shopsystem diese Informationen nicht zur Verfügung stellen.

Sofern du in deinem Shopsystem neue Artikel veröffentlichst benachrichtige uns bitte damit wir diese in unsere Software importieren können.

Je nach Shopsystem werden die Bestellinformationen direkt über die Schnittstelle abgerufen und zurück übermittelt. Unsere Fulfillment-Software verbindet sich stündlich mit dem Shop und ruft neue Bestellungen und Änderungen am Bestellstatus ab. Wir versenden dann bei einem zuvor vereinbarten Bestellstatus. Nach dem Versand melden wir dann an den Shop den Bestellstaustus versendet bzw. fertiggestellt.

Wenn eine Bestellung einmal importiert wurde werden nachträgliche Änderungen nicht mehr berücksichtigt. Auch das erneute zurücksetzen des Bestellstatus von z.B. versendet auf in Bearbeitung wird nicht berücksichtigt. Eine einmal abgeschlossene Bestellung wird nicht erneut geprüft.

Je nach Shopsystem heißen die Status immer anderes. Grundsätzlich werden Bestellungen kurz nach Bestelleingang einmal importiert und anschließend wird nur noch die Änderung der Status geprüft. 

Sobald eine Bestellung den Status „bezahlt“ werden wir aktiv und packen und versenden die Bestellung.

Sollte eine bezahlte Bestellung aufgrund eines Problems, z.B. mit der Adresse oder der Verfügbarkeit, nicht versendet werden können, wird diese storniert.

Wir bieten für fast jeden Shop standardisierte Abläufe. Aber wir gehen auch gern flexibel auf deine Wünsche ein und finden die passende Lösung für dein Geschäft.

Alle Aufträge werden in unserer Fulfillment-Software gespeichert. Über unsere Online-Statistik kann jeder Fulfillment-Kunde detailliert auf ausschließlich seine abrechnungsrelevanten Informationen zugreifen.

Die Zugangsdaten zu der Online-Statistik werden dem Fulfillment-Kunden nach Abschluss- der Fulfillment-Einrichtung zugeschickt.

Hier ein Beispiel der Statistik, klicke dazu auf diesen Link.

Aufgrund dieser Daten erfolgt die Rechnungslegung monatlich und bei hohem Bestellaufkommen wöchentlich. Die Rechnungsbeträge werden per Lastschrift innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsstellung vom Konto eingezogen.

Als zusätzlichen Service bieten wir kostenlos die Rechnungserstellung für Kundenbestellungen an.

Anhand der Auftragsinformationen wird eine Rechnung erzeugt und ins Paket gelegt. Die Rechnung wird auch als E-Mail mit den Trackinginformationen an den Endkunden geschickt.

Parallel speichern wir die Rechnung als PDF in einem Online-Kundenordner auf den du jederzeit Zugriff hast. Zudem erstellen wir monatlich einen DATEV-Export für deinen Steuerberater.

Wenn die Kundenrechnungen durch emoose erstellt werden, können wir die Belege und Umsätze automatisiert an folgende Buchhaltungssysteme senden:

• SevDesk
• Lexoffice
• Fastbill
• Debitoor

Für jeden Auftrag den wir versenden drucken wir entweder einen Lieferschein oder ein Rechnung, je nach Absprache mit dem Fulfillment-Kunden. Dieses Dokument legen wir dann auch in das Paket.

Jede Rechnung und jeder Lieferschein können bis zu einem gewissen Grad personalisiert werden. Das bedeutet, das Layout kann angepasst werden für:

• Logo und / oder Hintergrund-PDF
• individuelle Texte oberhalb und unterhalb der Bestellpositionen
• Footer-Texte (Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, Steuerinformationen, Geschäftsführung…)

Hier ein Beispiel einer Rechnung.

Hier ein Beispiel eines Lieferscheins.

Auf Wunsch können wir noch weitere PDFs an jedes Dokument hängen, so z.B. AGB oder Widerrufsbelehrung…

Als zusätzlichen Service bieten wir kostenlos einen täglichen Kontoabruf bei deiner Bank an. Dazu verbinden wir uns mit den von dir zur Verfügung gestellten Zugangsdaten und rufen 2 x am Tag die Zahlungseingänge ab und setzen automatisch die Bestellung auf bezahlt. Danach packen und versenden wir die Bestellung.

Für jeden Fulfillment Kunden erstellen wir einen Online-Ordner auf den nur Mitarbeiter der emoose Zugriff haben und der Fulfillment-Kunde hat Leserechte.

In diesem Ordner gibt es verschiedene Unterordner, so z.B.:

• Vertragliches (Fulfillmentvereinbarung, SEPA Lastschriftmandat)
• Wareneingänge (alle dokumentierten Wareneingänge)
• Rechnungen (hier werden wenn gewünscht die Endkundenrechnungen gespeichert und der mtl. DATEV-Export)
• Sonstiges (Anweisungen, Vorlagen, Zugangsdaten…)

Der Link zu dem Kunden-Ordner erhält jeder Fulfillment-Kunde nach Abschluss der Fulfillment-Einrichtung.

Auf Wunsch kannst du unsere Lagerräumlichkeiten besichtigen und dir die Abläufe bei uns anschauen.

Bei einer Zusammenarbeit mit uns empfehlen wir folgenden Hinweis in der Datenschutzerklärung zu ergänzen. Wir übernehmen aber keine Verantwortung auf rechtliche Vollständigkeit.

Einsatz von speziellen Dienstleistern zur Bestellbearbeitung und -abwicklung
Die Bestellabwicklung erfolgt über den Versanddienstleister „emoose“ (emoose GmbH, Heinrich-Barth-Straße 15, 66115 Saarbrücken). Name, Anschrift sowie gegebenenfalls weitere personenbezogene Daten werden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ausschließlich zur Abwicklung der Online-Bestellung an emoose weitergegeben. Die Weitergabe Ihrer Daten erfolgt hierbei nur, soweit dies für die Abwicklung der Bestellung tatsächlich erforderlich ist. Details zum Datenschutz bei emoose und die Datenschutzerklärung von emoose sind auf der Internetseite von emoose unter „emoose.de“ einsehbar.

Wir erstellen dir mit WooCommerce, dem meistgenutzten Shop-System der Welt, einen Webshop, der sich an deinen Bedürfnissen orientiert.

Das Bereitstellen einer Hotline oder des Mail-Supports gehört leider nicht zu unseren Dienstleistungen.

Wir können dich neben dem Fulfillment auch mit gezieltem Online-Marketing unterstützen und damit den Traffic in deinem Webshop erhöhen. Mit Suchmaschinenoptimierung, Suchmaschinenmarketing, Social Media Marketing, Social Media Advertising und E-Mail-Marketing bieten wir dir effektive und kostengünstige Ergänzungen für deine klassischen Marketingaktivitäten. Profitiere von unserer langjährigen Erfahrung als Online-Händler.

Das Shopsystem sollte so eingestellt sein, dass die Bestellungen erst bei uns eingehen, wenn die Ware tatsächlich verfügbar ist und versandt werden kann.

Ja, wir können Seriennummern verarbeiten. Diese müssen jedoch zuvor in einer CSV zur Verfügung gestellt werde damit wir diese in unser System einspielen können.

Zu jeder Bestellung wird dann eine Seriennummer auf dem Lieferschein ausgegeben und das entsprechende Produkt mit der Seriennummer aus dem Lager entnommen. 

Der Kunde und der Fulfillment-Partner erhalten dann eine Info welche Seriennummer für den Aufrag genutzt wurde.

Am 1. Januar 2019 löst das neue Verpackungsgesetz 2019 (VerpackG) die derzeitige Verpackungsverordnung (VerpackV) ab. Das VerpackG gilt für alle Händler, die mit Ware befüllte und beim Endverbraucher anfallende Verpackungen (inkl. Füllmaterial) in Verkehr bringen. Wir als Fulfillmentdienstleister sind gesetzlich nicht in der Lage die Lizenzen für die Händler abzuführen.

In unserer Fulfillment-Statistik kann man die Anzahl der Aussendungen abrufen. Dort listen wir auch das Gewicht der Versandverpackung auf, diese Informationen kann man dann für die Mengenmeldung nutzen.

Wir kontrollieren beim Wareneingang die Warenmenge und gleichen sie mit dem Lieferschein ab. Daraufhin sollte die Bestandsführung vom Shop durchgeführt werden. Alternativ können wir aber auch die Bestände mit unserer Fulfillment-Software verwalten und an den Shop übermitteln, sofern die Schnittstelle das hergibt. Auf Wunsch können wir regelmäßige Inventuren des Warenbestandes durchführen.

Die Lagerkosten berechnen sich pro Stellplatz/ Palette und Monat. Je nach Produktsortiment können auch mehrere Artikel auf einem Stellplatz gelagert werden, so zum Beispiel ein T-Shirt in grün in den Größen S-XL. Auf jeden Fall werden die Produkte lageroptimiert eingelagert.

Die Abrechnung der Lagerplätze erfolgt anhand der Anzahl der tatsächlich reservierten Menge / Fläche im Lager, entweder nach Stellplatz, Palette oder Regalmeter. Löst Partei 1 einen Artikel auf, also nimmt diesen aus dem Programm, sollte ein entsprechender Hinweis folgen, ansonsten wird der reservierte Platz weiterhin berechnet.

Stellplatz: ca. B 25 cm * L 40 cm * H 40 cm
Palette: B 80 cm * L 120 cm * H 150 cm max.

Die Lieferung von Waren erfolgt ausschließlich als Paket oder auf Standard-EUR-Paletten mit einer maximalen Höhe von 160 cm.

Eine Ankündigung der Sendung ist nicht zwingend erforderlich, jedoch empfehlen wir dies vorab. Erstens wegen der Planung, zweitens zum Abgleich der Paket- und Palettenanzahl, drittens kann der Wareneingang schneller bearbeitet werden und viertens können wir bei Anlieferung direkt Differenzen feststellen, im Nachhinein ist das nicht mehr möglich. Die Ankündigung sollte hier erfolgen.

Jeder Anlieferung muss zwingend ein Lieferschein oder eine Rechnung mit Auflistung der Positionen und Mengen beigefügt werden. Ist dies nicht der Fall, kann sich die Bearbeitung des Wareneingangs um 1-2 Tage verzögern.

Wenn Händler Ware aus Drittländern an unser Lager schicken sind diese auch für die Verzollung zuständig, wir bieten keine Einfuhr-Verzollung an.

Die Bestandsverwaltung erfolgt ausschließlich über die Fulfillment-Software von emoose.

Wir buchen die Bestände nach dem Wareneingang ein. Bei Bestellungen wird der Bestand automatisch angepasst.

Die Bestände werden, sofern es das Shopsystem vom Händler erlaubt, automatisch mit dem Shopsystem synchronisiert. Die Synchronisation erfolgt nur in eine Richtung, manuell angepasste Bestände aus dem Shopsystem vom Händler werden nicht abgerufen und bei der nächsten Synchronisation überschrieben. 

Sollte das Shopsystem keine Möglichkeit der Bestandssynchronisation haben, ist der Händler für das Pflegen der Bestände verantwortlich.

Unser Lager ist nicht klimatisiert, aber im Winter wird selbstverständlich geheizt. Es kann also im Hochsommer je nach Außentemperaturen auch mal 30 °C und mehr werden. Trocken ist es natürlich auch.

Wir haben keine Möglichkeit Ware gekühlt oder tiefgekühlt zu lagern.

Grundsätzlich können wir fast alle Produkte bei uns lagern. Ausgenommen sind leicht verderbliche oder gekühlte Waren und Gefahrgut.

Bitte beachtet, dass wir nur Artikel einlagern und versenden können, die die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
max. Abmessungen: 590x390x290 mm
max. Gewicht: 30 kg

Bei zerbrechlicher Ware muss diese bereits eine zertifizierte, transportsichere Verpackung haben.

Lagern können wir diese, aber hier gibt es einiges zu beachten:

1. Unser lager ist den jahrezeitlichen Temperaturen ausgesetzt, wir haben keine Kühlmöglichkeiten.
2. Wir führen nicht Buch über die MHD der Waren, das muss der Händler selbst organisieren
3. Wir arbeiten nach dem Prinzip „First in – First out“

Wenn wir nur einen Teil des Lagers in unser Fulfillment aufnehmen sollen, dann muss das im Shopsystem auch so eingestellt sein, dass wir nur die Bestellungen mit Artikeln erhalten, die bei uns eingelagert sind.

Ein Barcode ist nicht zwingend erforderlich. Jeder Artikel muss aber eine eindeutige Artikelnummer (SKU) haben.

Wir bearbeiten Wareneingänge innerhalb von 24-48 Stunden. Nach äußerlicher Mengen- und Qualitätskontrolle erfolgt die Lagerbuchung und Shopsynchronisation.

Mangelhafte Wareneingänge werden entsprechend auf dem Ablieferungsnachweis des Frachtführers vermerkt und dieser darauf hingewiesen. Der Shopbetreiber kann daraufhin entscheiden wie mit der Ware umgegangen werden soll.

Als Artikel wird alles bezeichnet, was dem Lager entnommen wird und Bestandteil der Bestellung ist.

Das sind natürlich in erster Linie die Artikel die der Kunde bestellt. Diese werden gemäß der bestellten Anzahl abgerechnet. Bestellt ein Kunde also 1 x Artikel A und 2 x Artikel B so werden 3 Artikel abgerechnet.
Bestellt ein Kunde z. B. das Set X welches 3 x aus Artikel A besteht, so werden 3 Artikel abgerechnet.

Alles, was wir zusätzlich noch in das Paket legen sollen oder auf das Paket aufkleben sollen, wird auch als Artikel abgerechnet. Drucken wir z. B. Kundeninformationen bestehend aus 2 x DIN A4 Seiten und legen diese mit ins Paket, so werden 2 Artikel abgerechnet.
Legen wir einen gestellten Flyer mit ins Paket, so wird auch ein Artikel abgerechnet. Kleben wir einen Aufkleber auf die Versandverpackung, so wird auch ein Artikel abgerechnet.

Wir versenden mit DHL. Aber auch der Versand per DPD ist möglich. Bei Frachtführer kommen täglich bei uns vorbei und holen die Sendungen ab.

Das können wir nach Absprache auch realisieren. Du nutzt einfach deinen eigenen Vertrag und wir binden deine Kundennummer in unserem System ein.

Wir benutzen doppelwellige Kartonagen, die bruchsicher sind und verwenden zusätzlich verschiedene Füllmaterialien.

Bei Textilien verwenden wir Polybeutel.

Flaschenversand bieten wir nur in vom Händler gestellten und zertifizierten Flaschen-Versandverpackungen an.

Nach Absprache ist es möglich, dein eigenes Verpackungsmaterial oder Klebeband zu verwenden. Aufkleber oder Flyerbeilagen sind ebenfalls möglich.

Für Adressen in Deutschland erfolgt ein Prüfung auf Seiten von DHL. Sind die Str, der Ort oder PLZ nicht korrekt, erhalten wir eine Fehlermeldung.

Können wir den Fehler korrigieren, z.B. durch eine Google-Suche, versenden wir die Bestellung.

Für nicht leitkodierbare Adressen senden wir eine E-Mail an unseren Fulfilment-Kunden mit der Bitte um Prüfung.

Für Adressen im Ausland erfolgt keine Prüfung.

Nach Absprache und gegen Aufpreis ist es möglich, zusätzlich Flyer oder Goodies in die Päckchen zu legen.

Beachte dazu bitte die Informationen weiter oben „Was genau wird als Artikel bezeichnet und abgerechnet?“

Wir bearbeiten die Bestellungen innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Alle Bestellungen, die bis 14 Uhr eintreffen, werden noch am gleichen Tag verschickt. In Ausnahmefällen können Bestellungen innerhalb von 48 Stunden nach Eingang an den Paketdienst übergeben werden. Wir versenden täglich Montag bis Freitag bis 14:30 Uhr.

Wir verschicken die Bestellungen sowohl deutschland- als auch weltweit.

Wir übernehmen zuverlässig den nationalen und internationalen Brief- und Paketversand. Auch Bücher- und Warensendungen sind möglich.

Wenn du als Händler bei Seller Fulfilled Prime angemeldet bist können wir auch die Bestellungen für dich verarbeiten. Dazu verbinden wir deinen Amazon-Account mit unserer Fulfillment-Software und kaufen die DPD-Versandetiketten direkt bei Amazon. DPD kommt von Montag bis Freitag täglich um ca. 14:30 Uhr bei uns vorbei und holt alle Bestellungen ab.

eBay Plus ist selbstverständlich auch möglich. Da versenden wir wie gewohnt per DHL:

Mit Übergabe an den Frachtführer greift bei Paketen dessen Transportversicherung mit einem Warenwert von bis zu 500,00 €. Höherversicherungen sind selbstverständlich auch möglich.

Sowohl du als auch dein Kunde erhalten die Möglichkeit zur Online-Paketverfolgung und einen Ablieferungsnachweis.

Als besonderen Service bieten wir die anonymisierte E-Mail Weitergabe an den Paketdienstleister an. Nicht die reale E-Mail-Adresse des Kunden wird an den Paketdienst weitergegeben, sondern eine individuelle und verschlüsselte Adresse. Somit ist das Problem der Datenweitergabe an den Paketdienst gelöst.

Diese ist unsere Standard-Mail, gerne können wir die Nachricht auch für jeden Fulfillment-Kunden anpassen. Die Infos in den Klammern {} sind Platzhalter und werden mit den entsprechenden Bestelldaten gefüllt.

Betreff: Versandbestätigung der Bestellung {OrderRef} bei {ShopName}

Hallo {BuyerName},

die Bestellung vom {OrderDate} bei {ShopName} mit der Bestellnummer {OrderRef} wurde soeben durch unseren Logistikpartner emoose GmbH gepackt und für den heutigen Versand durch {ShippingProviderName} bereitgestellt. Eine Änderung ist nun nicht mehr möglich.

Die in der Bestellung angegebene Lieferadresse lautet:

{DeliveryAddress}

Die Lieferung enthält folgende Artikel:

{SoldArticlesWithoutSku}

{TrackingNumberAvailable}Die Sendung hat die Sendungsnummer: {TrackingNumber}.
Der Status der Zustellung kann über diese Status-Seite ermittelt werden: {TrackingLink}
{ShippingProviderName} holt montags bis freitags alle Sendungen um ca. 15 Uhr ab. Es kann einige Stunden dauern, bis der Status online aktualisiert wird.{/TrackingNumberAvailable}

Bei Problemen mit der Zustellung wenden Sie sich bitte an Ihren Händler {ShopName}.

Viele Grüße
{ShopName}

Die E-Mail des Endkunden ist verschlüsselt. Also aus z.B. max.mueller@gmail.com wird 123482973-inbound@emoose.de.

Wird eine E-Mail von DHL an 123482973-inbound@emoose.de gesendet, wird diese automatisch an max.mueller@gmail.com weitergeleitet.

Eine wichtige Funktion wenn es um Datenschutz und die Weitergabe der E-Mail geht.

Wir übernehmen die Zollabwicklung bis zu einem Warenwert von 1.000,00 €. Dazu benötigen wir zu jedem Artikel folgende Informationen:

• TARIC Warencode
• Bruttogewicht inkl. direkter Verpackung und Nettogewicht
• Das Herstellungsland des Produktes
• Optional ein abweichender Artikeltext für den Export

In Deutschland innerhalb von ein bis zwei Tagen. Die durchschnittliche Laufzeit beträgt derzeit bei allen unseren nationalen Aussendungen 1,3 Tage. Die Zustellquote liegt bei 99,3%.

Retouren bearbeiten wir innerhalb von 3 Werktagen. Wir melden dir die Rücksendung, prüfen die Artikel oberflächlich (keine Funktionsprüfung), führen sie wieder ins Lager zurück und buchen sie ein. Bei schadhaften Retouren übernehmen wir die Entsorgung. Die Preise anfallender Retouren werden extra berechnet zzgl. eventuell anfallender Retourenkosten vom Frachtführer.